El artículo 58 de la nueva Ley 284 de 2022 establece que: la Asamblea de Propietarios de unidades inmobiliarias, es el máximo organismo en cuanto a toma de decisiones dentro del Régimen de Propiedad Horizontal y estará formada por la totalidad de los propietarios que conforman la propiedad horizontal.
La Asamblea de Propietarios obtendrá la condición de personería jurídica una vez se encuentre debidamente inscrito el Reglamento de Copropiedad de la PH en el Registro Público.
¿Qué importancia tiene la Asamblea de Propietarios?
La importancia de esta figura reside en las funciones y decisiones adoptadas que le corresponde ejercer, siendo estas un eslabón fundamental para la buena gestión, conservación y mantenimiento de todas las instalaciones y áreas comunes de la propiedad. La Asamblea de Propietarios tiene entre otros, la obligación de controlar que los ingresos percibidos sean utilizados en pro del bien común.
Mediante la Asamblea de Propietarios también deben resolverse todos los conflictos y asuntos comunes del PH, a fin de mantener un ambiente pacífico entre todos los que allí residen. Para ello, cada sesión de asamblea ordinaria o extraordinaria debe quedar asentada en un acta que cumpla con las formalidades legales.
Ahora que conocemos la relevancia de la Asamblea de Propietarios, es momento de responder la pregunta que nos trajo hasta aquí ¿Propietarios de PH deben ir obligatoriamente a asambleas?.
¿Qué dice la Ley al respecto?
El numeral 1 del artículo 56 de la Ley 284 de 2022 indica explícitamente que los propietarios tienen la obligación de asistir a todas y cada una de las reuniones de Asamblea de Propietarios a las que sean convocados ya sean estas asambleas ordinarias o asambleas extraordinarias. De no asistir, quedan expuestos a una multa del 20% o más de la cuota de gastos comunes.
¿Cuántas veces se reúne la Asamblea de Propietarios?
Así como los propietarios de PH deben ir obligatoriamente a asambleas; la Ley 284 también establece que a través de la Junta Directiva se deberá convocar a la Asamblea de Propietarios a reunión ordinaria al menos una vez al año como parte de las obligaciones legales estipuladas en el artículo 61 de la mencionada ley.
¿Qué son las reuniones ordinarias y extraordinarias?
Las reuniones ordinarias son de periodicidad anual y en ellas se discuten temas de interés para los copropietarios, por ejemplo:
- La presentación y aprobación del proyecto de presupuesto destinado a la conservación de la propiedad horizontal (reparaciones, mejoras y mantenimientos).
- Reportes de la gestión administrativa: funciones del administrador, rendición de cuentas, estados financieros, etc.
- Nombramiento o remoción de uno o más de los miembros de la Junta Directiva.
- Cualquier otro asunto que se considere pertinente.
Por su parte, la reunión de asamblea extraordinaria puede ser convocada siempre que surja un imprevisto o situación de urgencia que requiera una respuesta inmediata, ya que de lo contrario, podría representar un riesgo para la integridad y buen funcionamiento de la propiedad horizontal o de su administración.
Para que las decisiones tomadas en sesiones ordinarias o extraordinarias tengan validez, se debe contar con el quórum requerido para tales efectos tal como lo dicta el artículo 67 de la Ley 284 sobre el Régimen de Propiedad Horizontal.
En conclusión, los propietarios de PH deben asistir obligatoriamente a las asambleas para ejercer su derecho al voto en la toma de decisiones inherentes a la propiedad; pero también, para evitar multas y otros conflictos con la Asamblea, la Junta Directiva y el resto de los copropietarios.
Preparación de reuniones de Propietarios
El proceso de preparación es importante para asegurar que la Asamblea de Propietarios, ya sea asamblea ordinaria establecida anualmente o asamblea extraordinaria en caso de imprevistos, se lleve a cabo. El Administrador o la Junta Directiva debe emitir la convoctoria con al menos quince (15) días de antelación por vía escrita o por correo electrónico, incluyendo la fecha, hora, lugar de la reunión y el orden del día con los temas a tratar.
La preparación de las reuniones de propietarios en una Asamblea de Propietarios implica varios pasos, siendo los principales los mencionados a continuación:
Establecimiento del Quórum
Antes de comenzar la reunión, es necesario verificar que haya suficientes propietarios presentes para alcanzar el quórum requerido. El quórum es el número mínimo de propietarios necesarios para que la reunión tenga validez y se puedan tomar decisiones.
Elaboración del orden del día
Se debe elaborar un orden del día que establezca los temas a tratar durante la reunión. Este documento debe ser enviado a los propietarios con anticipación para que estén informados y preparados.
Elección de un moderador
En la asamblea, se debe elegir a una persona para que actúe como moderador y dirija la reunión. Esta persona se encarga de mantener el orden, dar la palabra a los propietarios y asegurarse de que se cumplan los procedimientos establecidos.
Presentación y discusión de temas
Durante la reunión, se presentan los temas del orden del día y se abre la discusión entre los propietarios. Cada tema se discute y se toman decisiones según sea necesario.
Votación
Si es necesario tomar decisiones formales, se realiza una votación. Los propietarios pueden votar a favor, en contra o abstenerse, dependiendo de la decisión que se esté tomando.
Registro de decisiones
Se debe llevar un registro de las decisiones tomadas durante la reunión. Esto incluye las votaciones realizadas, los acuerdos alcanzados y cualquier otro asunto relevante discutido.
Comunicación de los resultados
Después de la reunión, se deben comunicar los resultados a todos los propietarios. Esto puede incluir enviar un resumen de las decisiones adoptadas y cualquier otra información relevante.
