A menudo los administradores de P.H. tienen que enfrentarse a gastos o proyectos que no son ordinarios o recurrentes, por lo tanto, debemos poder identificar entre los gastos ordinarios o extraordinarios. Según la Ley 31 de 2010, que establece el régimen de propiedad horizontal, son gastos ordinarios o regulares los que han sido incorporados y aprobados en el presupuesto de gastos y discutidos en la Asamblea Ordinaria de Propietarios.
El resto de los gastos tienen que ser considerados extraordinarios (pintura, pruebas de hermeticidad, modernización de elevadores, etc.). Por lo tanto, se hace necesario aplicar acciones pertinentes para la aprobación de la ejecución de Proyectos Especiales o Extraordinarios, apoyados por el fondo de Imprevistos contemplado en la reciente Ley 284 que subroga la Ley 31 del 2010.
Papel de la Asamblea de Propietarios en la ejecución del Proyecto
Luego de identificar a qué tipo de gastos se va a enfrentar la Propiedad Horizontal, se debe iniciar el proceso de cotización sobre el proyecto a realizar. Normalmente las administraciones iniciaban esta etapa solicitando a los proveedores sus cotizaciones sin ningún tipo de requerimientos mínimos, dejando a las Propiedades Horizontales a merced de los proveedores, lo cual dificultaba la comparación de las cotizaciones.
En la actualidad, según lo establece la Ley 284, Capítulo IX (Comités) #9, la Asamblea de Propietarios juega un papel preponderante en la ejecución del proyecto, ya que se encarga de formar los Comités que tendrán la responsabilidad de elaborar el anteproyecto de presupuesto junto al Administrador, para establecer si son gastos comunes o extraordinarios y presentarlo ante los demás propietarios para su aprobación o rechazo.
Una vez culminado el proyecto, la junta directiva y especialmente el tesorero de esta debe tomar las acciones pertinentes, analizando el trato contable y presupuestario de la inversión realizada como nuevo activo y/o incluirlo en el próximo presupuesto de gastos (en caso de que necesite mantenimiento).
Proceso de toma de decisiones para los proyectos
Una vez se tenga el monto aproximado del proyecto, la Junta Directiva debe tomar la decisión si lo aprueban según sus facultades o lo someten a una cuota de gastos comunes extraordinarios. Sin embargo, para llegar a esto, la Junta Directiva es la responsable de llevar a cabo el proceso mediante Asambleas de Propietarios ordinarias o extraordinarias, presentando los proyectos para ser aprobados o rechazados.
El Administrador en colaboración con los respectivos Comités, debe elaborar el presupuesto de gastos, así como un informe de los ingresos y egresos que será presentado a la Junta Directiva en reunión ordinaria para su aprobación o rechazo, según lo establece la Ley 284, Capítulo VIII (Administración).
Es de gran importancia que durante el proceso de ejecución del proyecto, la Propiedad Horizontal cuente con un supervisor (profesional o técnico) que valide el cumplimiento del pliego de peticiones, propuesta económica y contrato, todo esto presentado por el contratista del proyecto y validado o firmado por la Administración y Junta Directiva del P.H.
Criterios de aprobación de Proyectos
Los criterios para la aprobación de proyectos dentro de la Propiedad Horizontal en Panamá son fundamentales para garantizar la adecuada planificación, construcción y funcionamiento de edificaciones compartidas.
En primer lugar, se deben verificar los aspectos legales y administrativos del proyecto, asegurando que el desarrollador cuente con todos los permisos y licencias necesarias para llevar a cabo la construcción, cumpliendo con las normativas urbanísticas y de zonificación vigentes en el área.
En cuanto a los aspectos técnicos, se debe evaluar la calidad de la construcción y el diseño arquitectónico del edificio, los planos, la estructura, los sistemas eléctricos y de plomería; así como los acabados y materiales utilizados. Asimismo, considerar aspectos de seguridad y accesibilidad (salidas de emergencia, ascensores, rampas para personas con discapacidad, entre otros).
En lo social, hay que evaluar el impacto del proyecto en la comunidad y en el medio ambiente, considerando aspectos como: la densidad poblacional, el impacto en el tráfico vehicular, el acceso a servicios públicos, incorporación de áreas verdes y espacios comunes que promuevan la convivencia entre los residentes.
Mecanismo de resolución de conflictos relacionados con proyectos
Es fundamental que exista una administración de proyectos en el PH que cuenten con una estructura y reglamentos claros para manejar los conflictos que puedan surgir. Tomar las acciones pertinentes antes los desacuerdos puede ayudar a mantener la armonía y el buen funcionamiento del edificio, garantizando así una experiencia positiva para todos los propietarios y residentes.
Algunos de los mecanismos utilizados en estos casos son:
Asambleas de Propietarios
Las asambleas son espacios donde los propietarios pueden discutir y tomar decisiones sobre temas importantes relacionados con el edificio, abordar y resolver conflictos a través del diálogo y la votación.
Mediación
La mediación es un proceso en el que un tercero neutral (Juez de paz), ayuda a encontrar una solución mutuamente aceptable sin recurrir a acciones legales.
Arbitraje
El proceso arbitral contemplado en la Ley 284, es otro mecanismo de resolución de conflictos, donde se escuchan los argumentos de ambas partes y se toma una decisión para resolver la disputa.
Comité de Convivencia
Compuesto por propietarios del PH con el objetivo de resolver conflictos internos y promover una convivencia armoniosa entre los residentes.
Acciones Judiciales
Si los conflictos no pueden resolverse de manera amigable, las partes involucradas pueden recurrir a los tribunales y presentar una demanda para resolver la disputa mediante un proceso judicial.
