La ejecución de proyectos especiales o extraordinarios en un P.H.

A menudo los administradores de P.H. tienen que enfrentarse a gastos o proyectos que no son ordinarios o recurrentes como se les llama en muchas administraciones, por lo tanto, debemos poder identificar entre los gastos ordinarios o extraordinarios, según la Ley 31 de 2010, que establece el régimen de propiedad horizontal, son gastos ordinarios o regulares los que han sido incorporados y aprobados en el presupuesto de gastos el cual debe ser discutido en la Asamblea Ordinaria de Propietarios, por consecuencia el resto de los gastos tienen que ser considerados extraordinarios (pintura, pruebas de hermeticidad, modernización de elevadores, etc.), si analizamos estos pueden ser reparaciones, mantenimientos o construcciones nuevas, en la propiedad horizontal.

Luego de identificar a qué tipo de gastos se va a enfrentas la propiedad horizontal, debemos iniciar con el proceso de cotización sobre el proyecto a realizar, normalmente las administraciones inician esta etapa solicitándole a proveedores sus cotizaciones sin ningún tipo de requerimientos mínimos, dejando a las propiedades horizontales a merced de los proveedores, lo cual dificulta la comparación de las cotizaciones ya que no coinciden en los servicios, alcances y productos, por lo que recomendamos solicitar a una empresa o profesional que realice el pliego de peticiones para el proyecto, para que así las empresas que coticen presenten sus propuestas bajo el mismo alcance y requerimiento.

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Una vez tengamos el monto aproximado del proyecto, la junta directiva debe tomar la decisión si lo aprueban según sus facultades o lo someten a una cuota de gastos comunes extraordinaria, para lo cual deberán convocar a una Asamblea Extraordinaria de Propietarios o incluirlo en la discusión de su próxima Asamblea Ordinaria de Propietarios, en cualquiera de estos dos supuestos la junta directiva y administración deben establecer una estrategia para la aprobación del proyecto, escogencia de proveedor, monto de la cuota de gastos comunes extraordinaria, forma y tiempo de pago de la cuota.

Es de gran importancia que durante el proceso de ejecución del proyecto la propiedad horizontal cuente con un supervisor (profesional o técnico) que valide el cumplimiento del pliego de peticiones, propuesta económica y contrato, todo esto presentado por le contratista del proyecto y validado o firmado por la administración y junta directiva del P.H.. Usualmente los administradores no tienen la capacidad técnica de supervisar los proyectos y por parte de los propietarios no cuentan con el tiempo y conocimiento para hacerlo, este gasto de supervisión debe ser presupuestado como gastos del proyecto y mas aun si se ha aprobado mediante una cuota de gastos comunes extraordinaria, ya que de no incluirlo tendrá que hacerle frente con las cuotas de gastos comunes ordinarias y así no poner en riesgo el resultado del proyecto por falta de supervisión, pues normalmente se trata de altas inversiones de la propiedad horizontal.

Una vez culminado el proyecto, la junta directiva y especialmente el tesorero de esta, debe analizar el trato contable y presupuestario de la inversión realizada, como nuevo activo y/o incluirlo en el próximo presupuesto de gastos en caso tal necesite mantenimiento.

Espero que este artículo sea un material de apoyo en el próximo proyecto a gestionar en cada una de las propiedades horizontales.

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