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Confección de Actas de Junta Directiva
La confección de Actas de Juntas Directivas comienza preparando un borrador del acta, donde se incluye: la información básica y una lista de los temas según el orden estipulado. En la misma, se detallan las decisiones tomadas de cada tema discutido e incluso, los puntos de vista de cada miembro de la Junta Directiva.
Es importante identificar a los asistentes por vía virtual o presencial en la reunión de Junta Directiva con sus nombres completos. También se debe estar pendiente de las firmas del Presidente y el Secretario de la Junta Directiva como garantes del acto.
¿Qué son las Actas de Junta Directiva?
Las Actas de Juntas Directivas en Propiedad Horizontal, son los documentos que recogen las decisiones tomadas durante las reuniones de la Junta Directiva con los propietarios de un PH. Estas reuniones se llevan a cabo para establecer los lineamientos que regirán a la comunidad y la planificación de futuras actividades.
Contenido y redacción de las Actas de Junta Directiva
Las Actas de Juntas Directivas en Propiedad Horizontal deben elaborarse en torno a la reunión de Asamblea de Propietarios, con la presencia de al menos el Presidente y el Secretario de la Junta Directiva. Es indispensable que las deliberaciones y decisiones sean registradas de manera clara y concisa para evitar impugnaciones; así como la identificación de las personas que han intervenido en la misma de manera presencial, virtual o mixta.
¿Qué debe incluir un Acta de Junta Directiva?
El Acta de Junta Directiva debe incluir:
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Nombre y cargo de los miembros de la Junta Directiva presentes.
- Lista de los propietarios y residentes presentes en la reunión.
- Orden del día de la reunión.
- Discusión detallada de los asuntos tratados en la reunión.
- Decisiones tomadas en cada punto del orden del día, incluyendo los votos de cada miembro de la Junta Directiva.
- Posibles acuerdos pendientes de revisión para la próxima reunión.
- Cualquier otra información de carácter relevante.
¿Cómo redactar un Acta de Junta Directiva?
Para redactar un Acta de Junta Directiva se debe cumplir con los siguientes pasos:
- Encabezado, indicando la fecha, hora, lugar y tipo de reunión. También debe contener el nombre completo de los miembros de la Junta Directiva presentes en el acto.
- Lista de asistentes, creando una lista con los propietarios y residentes que acudieron a la reunión.
- Cumplir con el orden del día establecido para la reunión.
- Detallar las discusiones y decisiones tomadas por la Junta Directiva para cada uno de los asuntos en el orden del día.
- Se finaliza con el cierre del acta con las firmas del Presidente, Secretario y el resto de los miembros.
Consejos y recomendaciones para redactar Actas de Juntas Directivas
La redacción del Acta de Junta Directiva debe seguir los siguientes criterios:
- Ser objetiva, clara y concisa.
- Necesita reflejar de manera fiel lo sucedido en la reunión, sin incluir opiniones personales o juicios de valor.
- Usar un lenguaje comprensible.
- La redacción debe ser fácil de entender para todos los propietarios y residentes del PH.
Asesoría legal para la confección de Actas de Juntas Directivas
Si necesitas asesoría legal para la confección de Actas de Junta Directiva en Panamá, debes saber que PH Consulting LS es una firma de abogados especializada en Propiedad Horizontal. Somos pioneros en la materia y podemos brindarte la información y el servicio que necesitas ¡Comunícate ahora mismo con uno de nuestros expertos!.
Importancia de contar con Asesoría legal para la elaboración de Actas de Juntas Directivas
El asesoramiento de profesionales del derecho es esencial para facilitar la transparencia y sana gestión dentro de un PH; es por ello que la Ley 284, en su Capítulo VI (Junta Directiva), artículo 80, numeral 8, lo establece claramente. Incluso expresa que estos servicios legales por tarifa fija deberán estar incluidos en el presupuesto anual de la Propiedad Horizontal.
¿Cómo archivar y resguardar las Actas de Juntas Directivas?
Las Actas de Juntas Directivas en Propiedad Horizontal son documentos importantes que deben ser archivados y resguardados por el Presidente de la Junta Directiva en un sitio seguro y de fácil acceso. La ley panameña menciona específicamente que estos documentos deben mantenerse durante un período mínimo contemplado en la ley.
Recomendaciones para el almacenamiento y resguardo de las Actas de las Juntas Directivas
Entre las recomendaciones para el almacenamiento podemos citar:
- Las actas deben ser accesibles para los miembros de la Junta Directiva u otras personas designadas específicamente.
- Las actas deben poseer un respaldo digital en caso de que la versión impresa se dañe o extravíe.
- El almacenamiento de las actas debe estar en un lugar alejado de materiales inflamables y/o artículos de limpieza, como medida de protección contra incendios.
- El uso de sellos en cada acta permite registrarlas de forma numerada y en orden cronológico.
Legalidad de las Actas de las Juntas Directivas
Las Actas de la Junta Directiva deben estar sujetas a la legalidad; entendiendo como legalidad el cumplimiento de las normas y regulaciones que dicta la Ley de Propiedad Horizontal y el Reglamento de Copropiedad de un PH, para que las mismas sean fehacientes y válidas.
Posibles consecuencias de la elaboración de actas de Juntas Directivas no válidas
Entre las consecuencias de elaborar Actas de Junta Directiva no válidas en un PH en Panamá están:
- Si las actas no cumplen con los requisitos legales, los acuerdos tomados durante la reunión de la Junta Directiva pueden ser invalidados.
- Los miembros de la Junta Directiva pueden ser objeto de sanciones tanto civiles como penales, si se comprueba mala gestión o mala fe en la elaboración de las actas.
- Los propietarios de la propiedad horizontal pueden emprender acciones judiciales en contra de la Junta Directiva, si consideran que sus derechos fueron vulnerados por los acuerdos tomados durante la reunión.
- La elaboración de actas no válidas puede generar incertidumbre legal sobre las decisiones tomadas, pudiendo dificultar la gestión y funcionamiento de la propiedad horizontal.
Servicio de PH Consulting LS para la elaboración de Actas de Juntas Directivas
En PH Consulting LS somos sus aliados para que las labores del promotor, propietario, administrador o Junta Directiva, puedan afrontar los retos y responsabilidades que asumen con las herramientas que podemos brindarle.
- Consultas legales (Legal e-mail, legal escrita o legal virtual).
- Confección, protocolización e inscripción de acta.
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