Cómo gestionar efectivamente una queja o reclamo dentro de la Propiedad Horizontal

¿Cómo realizar quejas administrativas ante el Ministerio de Vivienda Miviot Panamá?

En Panamá, la propiedad horizontal se ha transformado en la primera opción en inmuebles para nacionales y extranjeros. Las viviendas y apartamentos en conjuntos privados resultan ideales para aquellas personas que buscan más seguridad, áreas comunes y servicios compartidos junto al resto de los residentes; beneficios que no suelen verse fuera del régimen de copropiedad.

Resulta totalmente normal que al convivir varias personas en comunidad se susciten peticiones, quejas y/o reclamos por parte de los copropietarios hacia el administrador o algún miembro de la Junta Directiva de la Propiedad Horizontal, con relación al manejo de los recursos de la copropiedad o situaciones en las que se vea alterada la convivencia y armonía entre los residentes.

Por tal motivo, nos parece importante explicar puntualmente cómo realizar quejas administrativas ante el Ministerio de Vivienda Miviot Panamá.

¿Qué establece la ley?

En el Decreto Ejecutivo 151 se dicta el procedimiento administrativo aplicable ante estos casos, los cuales deben ser resueltos mediante la Dirección de Propiedad Horizontal del Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial (MIVIOT).

En tal sentido, el artículo 80 del mencionado Decreto Ejecutivo reza textualmente lo siguiente:

En el caso de las competencias para conocer las quejas contra decisiones de la Asamblea de Propietarios, de la Junta Directiva y del Administrador y sancionar el incumplimiento de las disposiciones de la Ley y Reglamento de Copropiedad respectivos, previstas en los numerales 7 y 10 del artículo 83 de la Ley 31 de 18 de junio de 2010, se aplicarán las siguientes normas de procedimiento:

  1. El proceso administrativo se iniciará a petición de la parte interesada;
  2. Para ser parte del proceso administrativo, y para actuar como peticionario, así como para oponerse a la pretensión, se requiere tener afectado o comprometido un interés legítimo;
  3. La petición o queja deberá presentarse por escrito, cumpliendo con los siguientes requisitos:
    • Memorial dirigido a la Dirección de Propiedad Horizontal, mediante abogado idóneo, debidamente acompañado del Poder con firma autenticada ante Notario Público de Circuito, de no comparecer personalmente el otorgante;
    • Nombre y generales de la persona que presentará la queja o petición, incluyendo sus datos de localización, quien deberá acreditar legitimación de la causa;
    • Especificación de lo que se solicita o pretende, con indicación de los hechos en que se fundamenta la solicitud, así como fundamento de derecho;
    • Pruebas documentales;
  4. Acogida la solicitud, petición o queja, la Dirección de Propiedad Horizontal deberá darle trámite al proceso administrativo;
  5. La queja presentada no suspenderá la decisión adoptada, sobre la que versa la queja;

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  1. La solicitud, petición o queja se correrá en traslado a la contraparte, por el término de cinco (5) días hábiles. La contestación u oposición deberá contener los requisitos que le sean aplicables, de los establecidos en este artículo para la petición y deberá acompañar las pruebas documentales en las que intenta apoyar su defensa;
    • La Dirección emitirá una resolución admitiendo las pruebas aportadas con la petición o queja y con la oposición y, de considerarlo pertinente, ordenando de oficio la práctica de pruebas que estime son necesarias practicar;
    • La Dirección negará la admisión de las pruebas que sean evidentemente inconducentes y dilatorias;
    • La resolución que niega la admisión de prueba es recurrible en apelación ante el/la Ministro (a) de Vivienda y Ordenamiento Territorial, apelación que se regirá de manera supletoria por la Ley 38 de 2000;
  2. La resolución que decida el proceso administrativo deberá resolver todas las cuestiones planteadas por el interesado y aquellas otras que sean indispensables para emitir una decisión legalmente fundamentada;
  3. Las resoluciones que decidan en el fondo y las de mero trámite que pongan fin al proceso o impidan su continuación son susceptibles de ser impugnadas en apelación ante el Ministro del Ramo, en los términos previstos en la Ley 38 de 2000;
  4. Las demás disposiciones de la Ley 38 de 2000 en relación al procedimiento administrativo general se aplicarán de manera supletoria.

¿Cómo gestionar efectivamente una queja o reclamo dentro de la Propiedad Horizontal?

Generalmente, las quejas y reclamos son indicadores negativos en una Propiedad Horizontal. Sin embargo, la manera en la que se resuelvan los conflictos puede traer ventajas a la copropiedad e incrementar los niveles de satisfacción entre los residentes ¿Cómo lograrlo? A continuación algunos consejos para los administradores de PH

  • Tenga una buena gestión: Atender con prontitud y responsabilidad las peticiones, reclamos y quejas de los propietarios o residentes desde el primer momento, es un gran paso para conciliar y dar una resolución oportuna a cualquier tipo de conflicto antes de que escale a instancias mayores.
  • Responda con empatía: Aunque la solución pueda demorar más tiempo de lo estimado, asegúrese de mantener informado al residente interesado sobre el estatus actual de su solicitud durante cada etapa del proceso.
  • Sea accesible: Una comunicación fluida y directa entre residentes y administradores es fundamental para conseguir una gestión transparente.
  • Mantenga la objetividad: Las inconformidades recurrentes deben tener una solución prudente, para ello, el residente debe ser capaz de exponer su caso por escrito y demostrar la evidencia pertinente al administrador; de esta manera, se tendrán las herramientas adecuadas para resolver la situación por la que se discute.

Esperamos que esta publicación le ayude a comprender cómo realizar quejas administrativas ante el Ministerio de Vivienda Miviot Panamá. Si requiere asesoría legal en PH Consulting Legal Services encontrará profesionales con una amplia trayectoria dispuestos a ayudarle en lo que necesite.

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