Los PH (Propiedad Horizontal), son una parte fundamental del paisaje urbano en Panamá. Aunque estos espacios ofrecen una vida comunitaria, comodidades compartidas e infinidad de beneficios; la administración suele representar todo un desafío.
Los Administradores son responsables de mantener el edificio en buen estado y garantizar que los propietarios estén satisfechos con sus servicios, lo que hace que sea importante saber cómo pedir una auditoría que garantice transparencia en la gestión.
¿Por qué son importantes las auditorías en un PH?
La importancia de solicitar una auditoría al Administrador de un PH, radica en la necesidad de garantizar una administración eficiente y transparente; esto se traduce en varios aspectos clave.
Una auditoría proporciona una revisión independiente de los estados financieros del PH, ayudando a identificar cualquier irregularidad o malversación de fondos. También permite asegurar que el Administrador esté cumpliendo con todas las disposiciones legales, lo que a su vez brinda confianza a los propietarios y demuestra el compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas por parte del Administrador.
Beneficios de pedir auditoria al Administrador
Pedir una auditoría al Administrador de una Propiedad Horizontal puede tener varios beneficios. Entre ellos podemos mencionar:
- Transparencia y rendición de cuentas: Solicitar una auditoría permite verificar y evaluar la gestión financiera y administrativa del Administrador de la PH. Esto promueve la transparencia y la rendición de cuentas, asegurando que los recursos y fondos de la propiedad se estén utilizando de manera adecuada y en beneficio de los copropietarios.
- Detección de irregularidades: Una auditoría independiente puede ayudar a detectar posibles irregularidades, fraudes o malas prácticas en la administración de la propiedad. Esto incluye: revisar los registros contables, los pagos realizados, los contratos y cualquier otra actividad relacionada con la gestión de la propiedad.
- Identificación de áreas de mejora: La auditoría puede identificar áreas de mejora en la gestión y administración de la propiedad horizontal como, por ejemplo: recomendaciones para optimizar los procesos, reducir costos innecesarios o mejorar la eficiencia en la toma de decisiones.
- Protección de los intereses de los copropietarios: Al solicitar una auditoría, los copropietarios pueden proteger sus intereses y asegurarse de que se estén cumpliendo todas las obligaciones legales y contractuales por parte del Administrador. También es posible verificar que se estén realizando los mantenimientos necesarios, que se esté llevando a cabo una correcta gestión de los fondos comunes y que se respeten los derechos y privilegios de los copropietarios.
¿Cómo pedir una auditoría al Administrador?
Las auditorías de PH en Panamá son realizadas por firmas auditoras independientes que cuentan con experiencia en la materia, además de cumplir con las regulaciones y estándares de auditoría vigentes en el país para garantizar la objetividad y la calidad de la auditoría.
En referencia a la solicitud de auditoría, la reciente Ley 284 del 2022, en el Capítulo VI (Junta Directiva), artículo 80, # 9, menciona lo siguiente: “Cuando sea necesario, contratar los servicios de un Contador Público autorizado, quien deberá auditar los libros que lleve el Administrador y rendir un informe anual en la Asamblea Ordinaria de Propietarios. Si dicha contratación es fija, deberá estar incluida en el presupuesto anual del PH”.
Pasos para solicitar una auditoria al Administrador
Para despejar las dudas sobre cómo pedir una auditoría al Administrador de un PH, a continuación mencionaremos el proceso paso a paso:
- Solicitud de Auditoría: Los propietarios interesados en realizar una auditoría, deben formar un comité de auditoría o presentar una solicitud por escrito ante la Junta de Propietarios. La solicitud debe incluir una justificación clara para la auditoría.
- Elección de la Firma Auditora: La Junta de Propietarios o el comité de auditoría elige una firma de auditoría independiente con experiencia en auditorías de PH.
- Inicio de la Auditoría: Comienza el proceso de auditoría, que incluye: revisar los estados financieros, los contratos de mantenimiento y otros documentos relacionados con la administración del PH.
- Entrevistas y Recopilación de Información: El auditor puede entrevistar al Administrador, a los miembros de la Junta y a otros involucrados para obtener información adicional.
- Informe de Auditoría: Una vez completada la auditoría, la firma auditora emite un informe detallado donde se detallan hallazgos, recomendaciones y conclusiones. Este informe se presenta a la Junta de Propietarios.
- Acciones Posteriores: La Junta de Propietarios revisa el informe y decide las acciones a tomar, las más comunes suelen ser: cambios en la Administración, medidas disciplinarias y mejoras en las prácticas de gestión.
